Steli Efti, CEO di Close, una volta ha ricontattato un investitore 48 volte. Non è un refuso. Quarantotto email e telefonate prima di ottenere una risposta. Alla fine l’investitore ha accettato di incontrarlo. E poi ha investito nell’azienda.

La maggior parte dei commerciali si sarebbe fermata dopo tre tentativi, forse cinque se si sentiva particolarmente determinata. I dati lo confermano: il 44% dei venditori rinuncia dopo un solo ricontatto, mentre l’80% delle trattative richiede almeno cinque contatti per chiudersi.

È in quel divario che le trattative vanno a morire.

Il vero problema dei ricontatti

Nessuno ama scrivere la sesta email a qualcuno che non ha risposto. Sembra disperato. Sembra una seccatura. E, francamente, dopo “ti scrivo giusto per un aggiornamento” e “volevo riprendere il discorso” e “la riporto in cima alla tua posta in arrivo”, finisci le cose da dire.

Quindi i commerciali fanno la cosa razionale. Si fermano.

Ma i dati dicono che si fermano troppo presto. Il 60% dei clienti rifiuta un’offerta quattro volte prima di comprare. Le persone che alla fine dicono sì iniziano dicendo no. O, più spesso, iniziano non dicendo nulla.

I commerciali che insistono ottengono accesso alle trattative che tutti gli altri abbandonano.

Dove l’IA aiuta davvero

Le parti più noiose dei ricontatti sono esattamente quelle in cui l’IA dà il meglio.

Generare varianti. Trovare angolazioni diverse. Scoprire nuovi modi di dire una cosa senza limitarsi a riformulare lo stesso messaggio. Sono problemi che richiedono venti minuti a un essere umano e trenta secondi a un’IA.

Un commentatore su Hacker News ha colto lo scetticismo che molti provano verso la prospezione con l’IA: “All the attention in our field is on a technology that’s de facto being used as a force multiplier for stuff like spam.” È una critica legittima. Tante aziende stanno usando l’IA per inviare più spazzatura, più velocemente.

Ma funziona anche l’approccio opposto. Usa l’IA per inviare meno messaggi, migliori, più vari. Lascia a lei la bozza e tieni per te il ragionamento.

Costruire sequenze che non sembrino sequenze

Le peggiori email di ricontatto sembrano modelli perché sono modelli. Il destinatario percepisce l’automazione. Una ricerca di Lavender ha rilevato che i tassi di risposta crollano di 13 volte quando la personalizzazione viene sacrificata per velocità e volume.

Le buone sequenze non sembrano sequenze. Ogni email ha uno scopo diverso. Un’angolazione diversa. Qualcosa di nuovo da offrire.

Email uno: Perché stai scrivendo. La proposta centrale.

Email due: Nessuna richiesta. Condividi solo qualcosa di utile. Un articolo, un’osservazione, un dato rilevante.

Email tre: Un’angolazione completamente diversa. Forse il primo approccio non ha funzionato perché puntava sul beneficio sbagliato. Provane un altro.

Email quattro: Prova sociale. Un caso studio o una testimonianza pertinente alla loro situazione.

Email cinque: La chiusura. Riconosci che smetterai di scrivere. Lascia la porta aperta.

Le aziende che inviano 4-7 email hanno in media un 27% di tasso di risposta, contro il 9% di quelle che ne inviano solo 1-3. La struttura conta. Ma conta anche far sì che ogni contatto sembri distinto.

Perché funzionano le email di chiusura

L’ultima email di una sequenza spesso ottiene il tasso di risposta più alto. David Reid, Sales Director di VEM Tooling, la mette giù semplice: “Go beyond the breakup and provide tangible value to the client.”

C’è qualcosa nel senso di “ultima occasione” che spinge le persone ad agire. Quando qualcuno sa che questa è la sua ultima possibilità di rispondere, è più probabile che lo faccia. HubSpot ha rilevato un 33% di tasso di risposta sulle breakup email, molto più alto rispetto ai contatti a metà sequenza.

La chiave è il tono. Marnix Broer, CEO di Studocu, avverte che “Most prospects won’t respond well to guilt-tripping tactics and subject lines like, ‘Am I annoying you?’” L’obiettivo è uscire con grazia, non tirare una stoccata passivo-aggressiva.

Una buona email di chiusura è breve. Cinque frasi al massimo. Ribadisce in modo sintetico la tua proposta di valore, riconosce che smetterai di scrivere e lascia un unico percorso chiaro per continuare la conversazione, se sono interessati.

Il tempismo conta più di quanto pensi

Quando invii ogni email incide sui tassi di risposta quasi quanto ciò che scrivi. Il 35-50% delle vendite va al fornitore che risponde per primo dopo il primo contatto. Nei ricontatti, la velocità conta meno del ritmo.

Una sequenza che spazia troppo poco tra i messaggi sembra aggressiva. Se spazi troppo, perdi slancio. Il punto giusto assomiglia a qualcosa del genere:

Primo ricontatto: 3-4 giorni dopo il primo contatto Secondo ricontatto: 4-5 giorni dopo Terzo ricontatto: 5-7 giorni dopo Ultimo ricontatto: 7-10 giorni dopo

Questa cadenza dà al destinatario tempo per rispondere, ma ti mantiene visibile. Adattala in base al settore, alla dimensione della trattativa e a quanto era “caldo” il primo contatto.

La trappola della personalizzazione con l’IA

È qui che molte attività di prospezione con l’IA vanno storte. Gli strumenti promettono personalizzazione su larga scala, ma spesso ciò che consegnano è solo una stampa unione con qualche passaggio in più.

I segnali si vedono ovunque. Aperture generiche come “Spero che questa email ti trovi bene”. Frasi piene di gergo su “sfruttare sinergie” e “ottimizzare i risultati”. Il 73% dei professionisti elimina subito le cold email che suonano robotiche, e oggi l’IA ne scrive circa il 40%.

La vera personalizzazione significa qualcosa di specifico. Cita un loro recente post su LinkedIn. Menziona una sfida che l’azienda ha annunciato durante una call sugli utili. Nota qualcosa del loro percorso professionale che renda il tuo messaggio rilevante.

L’IA può aiutarti a trovare questi dettagli e a inserirli nel testo. Ma se ti limiti a infilare {{company_name}} e {{first_name}} dentro dei modelli, non stai personalizzando. Stai solo facendo una stampa unione con qualche passaggio in più.

Le email personalizzate ottengono tassi di risposta del 142% più alti rispetto agli invii generici. La differenza è se il destinatario pensa “mi hanno davvero studiato” oppure “l’hanno mandato a 500 persone”.

Usare l’IA per scrivere bozze, non per inviare

L’approccio più efficace tratta l’IA come un partner di scrittura, non come un motore di automazione.

Parti dal contesto. Di’ all’IA a chi stai scrivendo, cosa hai già detto, quali obiezioni potrebbero avere e quale angolazione vuoi provare. Più l’input è specifico, migliore sarà l’output.

Genera una bozza. Rileggila con occhio critico. Tieni le parti che funzionano. Riscrivi quelle che non funzionano. Aggiungi la tua voce, le tue osservazioni, i tuoi dettagli specifici.

Ci metti cinque minuti invece di venti. E ti ritrovi con un’email migliore di quella che avresti scritto tu o l’IA da soli.

La trappola è lasciare che l’IA faccia tutto. L’automazione totale sembra allettante, ma i destinatari se ne accorgono. E quando le tue email vengono segnalate come spam o eliminate a colpo d’occhio, il risparmio di tempo sparisce.

Quando la perseveranza diventa fastidiosa

C’è una linea tra perseverare e assillare. Il quarto ricontatto triplica il tasso di disiscrizioni e le segnalazioni spam. Se esageri, non stai solo fallendo nel chiudere. Stai bruciando i ponti.

Segnali che hai superato il limite:

Ogni email è praticamente lo stesso messaggio riformulato. Nessun valore nuovo, solo parole nuove.

Le tue CTA diventano più aggressive a ogni contatto. “Fammi sapere cosa ne pensi” è diventato “Ti interessa ancora o no?”.

Gli intervalli tra le email si stanno accorciando. Hai iniziato con quattro giorni e ora stai scrivendo a giorni alterni.

Stai usando il senso di colpa come leva. “Ti ho scritto diverse volte” non è persuasione. È una lamentela.

Restare dalla parte giusta significa che ogni email offre davvero qualcosa di diverso. Ogni contatto porta valore anche se non rispondono mai. E sei disposto a fermarti quando è chiaro che non sono interessati.

La questione della telefonata

Le sequenze solo email rendono meno. Le sequenze che includono sia email sia telefono vedono un 128% di tasso di risposta in più. Eppure la maggior parte dei commerciali resta sulle email perché le telefonate sembrano più difficili.

Lo sono. Ma è anche per questo che funzionano. Una telefonata spezza il pattern. Dimostra impegno. È più difficile da ignorare di un’email che resta lì, sepolta nella posta.

Le sequenze migliori mescolano i canali. Un’email il primo giorno. Una richiesta di collegamento su LinkedIn il terzo, con una nota personalizzata. Un’altra email il quinto. Una telefonata l’ottavo. Questa varietà ti mantiene visibile senza risultare ripetitivo.

Cosa fa davvero avanzare le trattative

Il ricontatto conta solo se porta da qualche parte. L’obiettivo non è inviare email. L’obiettivo è avere conversazioni che diventano riunioni che diventano trattative chiuse.

Ogni email nella tua sequenza dovrebbe rendere facile il passo successivo. Una richiesta chiara. Un’azione semplice. “Martedì alle 14 va bene per una chiamata di 15 minuti?” batte “Fammi sapere se ti piacerebbe saperne di più su come potremmo aiutarti”.

Quando qualcuno finalmente risponde dopo la quarta o la quinta email, la cosa peggiore che puoi fare è farlo sentire in colpa per il ritardo. Ha risposto. È quello che conta. Riprendi la conversazione come se non fosse passato tempo.

La mentalità delle 48 email

La storia dei 48 ricontatti di Steli Efti non è un modello. Nessuno sta suggerendo di scrivere a ogni potenziale cliente quattro dozzine di volte. Il punto è più semplice.

Se credi che ciò che vendi aiuti davvero le persone, la perseveranza è un servizio. Non li stai infastidendo. Gli stai dando un’altra possibilità di risolvere un problema che hanno.

La maggior parte dei commerciali si ferma perché il rifiuto fa male. Ma il silenzio non è un rifiuto. È silenzio. La persona si è impegnata. L’email si è persa. Il momento non era quello giusto.

Ricontattare non è disperato. Mollare dopo una sola email perché hai paura di sembrare disperato? È questo che ti costa le trattative.

L’IA rende più semplice il processo di ricontatto. Bozze più rapide. Più varietà. Personalizzazione migliore su larga scala. Ma la tecnologia non conta nulla se ti arrendi al contatto numero tre.

Le trattative sono lì. Richiedono solo più pazienza di quanta ne abbiano la maggior parte dei commerciali.