Steli Efti, CEO von Close, hat einmal 48-mal bei einem Investor nachgefasst. Kein Tippfehler. 48 E-Mails und Anrufe, bevor er eine Antwort bekam. Am Ende hat der Investor sich mit ihm getroffen. Und dann in das Unternehmen investiert.
Die meisten im Vertrieb hätten nach drei Versuchen aufgehört, vielleicht nach fünf, wenn sie sich besonders ehrgeizig gefühlt hätten. Die Zahlen stützen das: 44 % der Vertriebsleute geben nach einem einzigen Nachfassen auf, während 80 % der Abschlüsse mindestens fünf Kontaktpunkte brauchen.
In dieser Lücke sterben Abschlüsse.
Das eigentliche Problem beim Nachfassen
Niemand schreibt gern seine sechste E-Mail an jemanden, der nicht geantwortet hat. Es wirkt verzweifelt. Es wirkt wie Nerven. Und ehrlich: Nach „ich wollte nur kurz nachfassen“, „ich wollte noch einmal darauf zurückkommen“ und „ich schiebe das mal wieder nach oben in deinem Posteingang“ gehen dir die Worte aus.
Also machen Vertriebsleute das Rationalste. Sie hören auf.
Aber die Daten legen nahe, dass sie zu früh aufhören. 60 % der Kunden lehnen ein Angebot viermal ab, bevor sie kaufen. Die Leute, die am Ende ja sagen, fangen damit an, nein zu sagen. Oder noch häufiger: Sie fangen damit an, gar nichts zu sagen.
Wer dranbleibt, bekommt Zugriff auf Abschlüsse, die alle anderen liegen lassen.
Wo KI wirklich hilft
Die mühsamen Teile des Nachfassens sind genau da, wo KI glänzt.
Varianten erzeugen. Auf unterschiedliche Blickwinkel kommen. Neue Wege finden, etwas zu sagen, ohne einfach nur dieselbe Nachricht umzuformulieren. Das sind Aufgaben, für die Menschen zwanzig Minuten brauchen und KI dreißig Sekunden.
Ein Kommentator auf Hacker News brachte die Skepsis vieler gegenüber KI-gestützter Kontaktaufnahme auf den Punkt: “All the attention in our field is on a technology that’s de facto being used as a force multiplier for stuff like spam.” Das ist ein fairer Einwand. Viele Firmen nutzen KI, um mehr Müll schneller zu verschicken.
Aber auch der gegenteilige Ansatz funktioniert. Nutze KI, um weniger, bessere, abwechslungsreichere Nachrichten zu senden. Lass sie den Entwurf machen, während du die Denkarbeit machst.
Sequenzen bauen, die nicht wie Sequenzen klingen
Die schlimmsten Nachfass-E-Mails lesen sich wie Vorlagen, weil sie Vorlagen sind. Der Empfänger spürt die Automatisierung. Untersuchungen von Lavender zeigen, dass die Antwortraten 13-mal niedriger ausfallen, wenn Personalisierung für Tempo und Masse geopfert wird.
Gute Sequenzen fühlen sich nicht wie Sequenzen an. Jede E-Mail hat einen anderen Zweck. Einen anderen Blickwinkel. Etwas Neues, das sie mitbringt.
E-Mail eins: Warum du dich meldest. Das Kernargument.
E-Mail zwei: Keine Bitte, gar nichts. Teile einfach etwas Nützliches. Einen Artikel, eine Erkenntnis, einen relevanten Datenpunkt.
E-Mail drei: Ein komplett anderer Ansatz. Vielleicht hat der erste nicht gezündet, weil er den falschen Nutzen betont hat. Probier einen anderen.
E-Mail vier: Sozialer Beweis. Eine Fallstudie oder eine Kundenstimme, die zu ihrer Situation passt.
E-Mail fünf: Der Abschied. Sag, dass du aufhörst, dich zu melden. Lass die Tür offen.
Unternehmen, die 4–7 E-Mails senden, erreichen im Schnitt 27 % Antwortraten, im Vergleich zu 9 % bei Unternehmen, die nur 1–3 senden. Die Struktur zählt. Aber genauso zählt, dass sich jeder Kontaktpunkt anders anfühlt.
Warum Abschieds-E-Mails funktionieren
Die letzte E-Mail einer Sequenz bekommt oft die höchste Antwortrate. David Reid, Sales Director bei VEM Tooling, formuliert es simpel: “Go beyond the breakup and provide tangible value to the client.”
Irgendetwas an Endgültigkeit bringt Menschen zum Handeln. Wenn jemand weiß, dass das die letzte Chance zum Antworten ist, antwortet er eher. HubSpot fand eine 33 % Antwortrate bei Abschieds-E-Mails, deutlich höher als bei Kontakten mitten in der Sequenz.
Der Schlüssel ist der Ton. Marnix Broer, CEO von Studocu, warnt: “Most prospects won’t respond well to guilt-tripping tactics and subject lines like, ‘Am I annoying you?’” Das Ziel ist ein eleganter Abgang, kein passiv-aggressiver Seitenhieb.
Eine gute Abschieds-E-Mail ist kurz. Maximal fünf Sätze. Sie wiederholt dein Wertversprechen knapp, sagt, dass du dich nicht weiter melden wirst, und lässt einen klaren Weg offen, das Gespräch fortzusetzen, falls Interesse besteht.
Der Zeitpunkt zählt mehr, als du denkst
Wann du jede E-Mail sendest, beeinflusst die Antwortraten fast so stark wie das, was du schreibst. 35–50 % der Verkäufe gehen an den Anbieter, der zuerst antwortet nach dem Erstkontakt. Beim Nachfassen zählt Geschwindigkeit weniger als Taktung.
Eine Sequenz, die E-Mails zu dicht schickt, wirkt aggressiv. Mit zu viel Abstand verlierst du Schwung. Der ideale Bereich sieht ungefähr so aus:
Erstes Nachfassen: 3–4 Tage nach der ersten Kontaktaufnahme Zweites Nachfassen: 4–5 Tage später Drittes Nachfassen: 5–7 Tage später Letztes Nachfassen: 7–10 Tage danach
Diese Taktung gibt dem Empfänger Zeit zu antworten und hält dich trotzdem präsent. Passe sie an Branche, Auftragsvolumen und daran an, wie warm der Erstkontakt war.
Die KI-Personalisierungsfalle
Hier geht bei vielen KI-gestützten Kontaktaufnahmen etwas schief. Die Werkzeuge versprechen Personalisierung in der Masse, liefern aber oft nur einen Serienbrief mit zusätzlichem Mehraufwand.
Die verräterischen Anzeichen sind überall. Generische Einstiege wie „Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie gut.“ Sätze voller Schlagworte über „Synergien heben“ und „Ergebnisse optimieren“. 73 % der Berufstätigen löschen Kaltakquise-E-Mails sofort, wenn sie robotisch klingen, und KI schreibt inzwischen grob 40 % davon.
Echte Personalisierung heißt: etwas Konkretes. Verweise auf ihren letzten LinkedIn-Post. Erwähne eine Herausforderung, die das Unternehmen in der Telefonkonferenz zu den Quartalszahlen genannt hat. Nenne etwas aus ihrem Werdegang, das deine Kontaktaufnahme relevant macht.
KI kann dir helfen, diese Details zu finden und in deine Nachricht einzubauen. Aber wenn du nur {{company_name}} und {{first_name}} in Vorlagen einsetzt, dann personalisierst du nicht. Dann machst du nur einen Serienbrief mit zusätzlichem Mehraufwand.
Personalisierte E-Mails bekommen 142 % höhere Antwortraten als generische Massenmails. Der Unterschied ist, ob der Empfänger denkt: „Die haben mich wirklich recherchiert“ oder „Das haben die klar an 500 Leute geschickt“.
KI zum Entwerfen nutzen, nicht zum Verschicken
Der effektivste Ansatz behandelt KI als Schreibpartner, nicht als Automatisierungsmaschine.
Starte mit Kontext. Sag der KI, an wen du schreibst, was du schon gesagt hast, welche Einwände zu erwarten sind und welchen Blickwinkel du als Nächstes probieren willst. Je konkreter die Angaben, desto besser das Ergebnis.
Lass dir einen Entwurf erzeugen. Lies ihn kritisch. Behalte, was funktioniert. Schreib um, was nicht funktioniert. Pack deine Stimme rein, deine Beobachtungen, deine konkreten Details.
Das dauert fünf Minuten statt zwanzig. Und du bekommst eine bessere E-Mail, als du oder die KI sie allein geschrieben hätten.
Die Falle ist, die KI alles machen zu lassen. Vollautomatisierung klingt verlockend, aber Empfänger merken es. Und wenn deine E-Mails als Spam markiert oder beim ersten Blick gelöscht werden, verpufft die Zeitersparnis.
Wann Beharrlichkeit nervt
Es gibt eine Grenze zwischen beharrlich und nervig. Das vierte Nachfassen verdreifacht deine Abmelderate und Spam-Beschwerden. Wenn du zu weit gehst, scheiterst du nicht nur am Abschluss. Du verbrennst Brücken.
Anzeichen, dass du die Linie überschritten hast:
Jede E-Mail ist im Grunde dieselbe Nachricht, nur umformuliert. Kein neuer Wert, nur neue Wörter.
Deine Handlungsaufforderungen werden mit jedem Kontaktpunkt aggressiver. „Sag mir gern, was du denkst“ wird zu „Bist du überhaupt noch interessiert?“
Der Abstand zwischen den E-Mails schrumpft. Du hast mit vier Tagen Abstand angefangen und schickst jetzt jeden zweiten Tag.
Du nutzt Schuldgefühle als Taktik. „Ich habe mich jetzt schon mehrmals gemeldet“ ist keine Überzeugung. Das ist eine Beschwerde.
Auf der richtigen Seite bleibst du, wenn jede E-Mail wirklich etwas anderes anbietet. Wenn jeder Kontaktpunkt Wert liefert, selbst wenn nie eine Antwort kommt. Und wenn du bereit bist aufzuhören, sobald klar ist, dass kein Interesse da ist.
Die Frage nach dem Anruf
Sequenzen nur per E-Mail schneiden schlechter ab. Sequenzen mit E-Mail und Telefon erzielen 128 % höhere Antwortraten. Trotzdem bleiben die meisten im E-Mail-Kanal, weil Anrufe sich schwerer anfühlen.
Sind sie auch. Aber genau deshalb funktionieren sie. Ein Anruf bricht das Muster. Er zeigt Aufwand. Er ist schwerer zu ignorieren als eine E-Mail, die im Posteingang liegen bleibt.
Die besten Sequenzen mischen Kanäle. Eine E-Mail an Tag eins. Eine LinkedIn-Kontaktanfrage an Tag drei mit einer personalisierten Notiz. Noch eine E-Mail an Tag fünf. Ein Anruf an Tag acht. Diese Abwechslung hält dich präsent, ohne repetitiv zu wirken.
Was Deals wirklich voranbringt
Nachfassen zählt nur, wenn es irgendwohin führt. Das Ziel ist nicht, E-Mails zu senden. Das Ziel sind Gespräche, aus denen Termine werden, aus denen Abschlüsse werden.
Jede E-Mail in deiner Sequenz sollte den nächsten Schritt leicht machen. Eine klare Bitte. Eine simple Handlung. „Passt Dienstag um 14 Uhr für ein 15-Minuten-Gespräch?“ schlägt „Melde dich gern, wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie wir dir eventuell helfen könnten.“
Wenn jemand nach E-Mail vier oder fünf endlich antwortet, ist das Schlimmste, was du tun kannst, ihn für die Verzögerung ein schlechtes Gewissen spüren zu lassen. Er hat geantwortet. Darauf kommt es an. Nimm das Gespräch auf, als wäre keine Zeit vergangen.
Die 48-E-Mail-Mentalität
Steli Eftis 48-Nachfass-Story ist keine Vorlage. Niemand sagt, du sollst jeden Interessenten vier Dutzend Mal anschreiben. Der Punkt ist simpler.
Wenn du glaubst, dass das, was du verkaufst, Menschen wirklich hilft, dann ist Beharrlichkeit ein Dienst. Du nervst nicht. Du gibst ihnen eine weitere Chance, ein Problem zu lösen, das sie haben.
Die meisten im Vertrieb hören auf, weil Ablehnung sich schlecht anfühlt. Aber Schweigen ist keine Ablehnung. Es ist nur Schweigen. Der Interessent war beschäftigt. Die E-Mail ist untergegangen. Das Timing war schlecht.
Nachfassen ist nicht verzweifelt. Nach einer E-Mail aufzuhören, weil du Angst hast, verzweifelt zu wirken? Das kostet dich Abschlüsse.
KI macht Nachfassen leichter. Schnellere Entwürfe. Mehr Abwechslung. Bessere Personalisierung in der Masse. Aber die Technik ist egal, wenn du nach Kontaktpunkt drei aufgibst.
Die Abschlüsse sind da. Sie brauchen nur mehr Geduld, als die meisten im Vertrieb haben.
