Antwortquoten auf Kaltmails liegen in vielen Branchen unter 1 %. Das ist kein Tippfehler. Eine Analyse von Intently fand heraus, dass die meisten Kaltkontakte scheitern, weil sie Menschen zur falschen Zeit mit generischem Werbetext treffen, den Einkäufer sofort erkennen und ignorieren.
KI kann diese Rechnung ändern. Aber nur, wenn deine Prompts gut sind.
Ein Entwickler, der 1.000 Kaltmails verschickt und eine Öffnungsrate von 3 % bei null Antworten bekommen hat, hat das auf die harte Tour gelernt — wie er auf Dev.to erzählt. Seine E-Mails waren, in seinen Worten, “professional, polite, and completely forgettable.” Der Wendepunkt kam, als er KI nicht mehr dafür benutzt hat, E-Mails zu schreiben, sondern um Menschen zu verstehen. Seine Antwortrate sprang auf 34 %.
Die Lücke zwischen nutzlos und nützlich hängt an der Prompt-Qualität. Die Vorlagen unten sind dafür gebaut, sie zu schließen.
Das echte Problem mit KI-Prompts im Vertrieb
Die meisten Prompts scheitern aus vorhersehbaren Gründen.
Ekta Shewani, eine SEO Outreach Specialist, von HubSpot interviewt, hat es klar gesagt: “I have realized personalized email outreach is way better than using tools.” Sie hat fünf KI-Generatoren für Kaltmails getestet und festgestellt, dass die Ergebnisse bei Ton, Länge und Markenstimme regelmäßig danebenliegen.
Das passt zu dem, was Consensus in ihrer Recherche zu Sales-Prompts gefunden hat: “Vague or loosely defined prompts produce generic output, forcing teams to redo work.”
Die Lösung ist nicht, KI zu ignorieren. Die Lösung ist, ihr genug Kontext zu geben, damit sie nützlich wird.
Dieselbe Recherche formulierte es so: “Nail the prompt, and AI becomes your hardest-working teammate. Miss it, and you’re just politely asking a robot to guess.”
Vorlagen für die Interessenten-Recherche
Recherche kommt zuerst. Du kannst nichts personalisieren, was du nicht verstehst.
Kurzbriefing zur Firma
Recherchiere [Firmenname] als potenziellen Kunden.
Was ich weiß:
- Branche: [Branche]
- Unternehmensgröße: [falls bekannt]
- Aktuelle Nachrichten: [Auslöser, die ich kenne]
Finde und fasse zusammen:
1. Was das Unternehmen macht (1–2 Sätze)
2. Aktuelle Unternehmensnews oder Ankündigungen (letzte 6 Monate)
3. Zentrale Herausforderungen, die sie basierend auf Branche und Größe wahrscheinlich haben
4. Technologien, die sie nutzen und die zu [deiner Produktkategorie] passen
5. Entscheider, die ich ansprechen sollte (Titel, keine Namen)
Formatiere das als schnell scannbares Briefing, das ich vor der Kontaktaufnahme überfliegen kann. Jede Sektion maximal 2–3 Stichpunkte.Profil des Entscheiders
Hilf mir, diesen Interessenten zu verstehen, bevor ich Kontakt aufnehme.
Infos zum Interessenten:
- Name: [Name]
- Titel: [Titel]
- Firma: [Firma]
- LinkedIn-Headline: [falls vorhanden]
- Aktuelle LinkedIn-Aktivität: [Posts oder Kommentare, die du gesehen hast]
Basierend auf der Rolle und dem, was ich geteilt habe, hilf mir zu verstehen:
1. Was sind wahrscheinlich ihre Prioritäten und KPIs?
2. Welche Probleme haben Menschen in dieser Rolle typischerweise?
3. Was würde sie vor ihrer Führung gut aussehen lassen?
4. Welche Einwände könnten sie gegen [deine Art von Lösung] haben?
5. Welcher Ansatz würde bei ihnen am ehesten resonieren?
Halte es praktisch. Ich brauche Gesprächspunkte, keinen Aufsatz.Schmerzpunkte finden
Ich verkaufe [Produkt/Dienstleistung] an [Titel/Rolle] in [Branche].
Unser Produkt hilft bei: [kurze Beschreibung, was du löst]
Basierend auf Branchentrends und typischen Herausforderungen dieser Rolle:
1. Welche konkreten Schmerzpunkte haben sie sehr wahrscheinlich?
2. Welche Symptome dieser Schmerzpunkte würden sie vielleicht erwähnen?
3. Was sind die geschäftlichen Folgen, wenn diese Probleme ungelöst bleiben?
4. Welche Auslöser deuten darauf hin, dass sie aktiv nach einer Lösung suchen?
Ich brauche das, um Kontaktaufnahmen zu personalisieren und bessere Discovery-Fragen zu stellen. Gib mir konkrete Probleme, keine vagen Kategorien.Kurzbriefing zur Wettbewerbsanalyse
Ich gehe in einen Deal gegen [Name des Wettbewerbers].
Über unsere Lösung: [kurze Beschreibung]
Über den Wettbewerber: [was du weißt]
Kundenunternehmen: [Firmenname und Branche]
Hilf mir bei der Vorbereitung:
1. Wo gewinnt [Wettbewerber] typischerweise — und warum?
2. Wo verliert er typischerweise — und warum?
3. Welche Fragen sollte ich stellen, um unsere Stärken herauszuarbeiten?
4. Welche Einwände könnten auf Basis der Positionierung des Wettbewerbers kommen?
5. Welche Fallen sollte ich vermeiden?
Ich brauche eine ehrliche Einschätzung, nicht nur „wir sind besser“. Hilf mir, intelligent zu konkurrieren.Vorlagen für die Kaltakquise
Der Sales Data Report 2025 von Outreach fand heraus, dass 54 % der Teams inzwischen KI für personalisierte Outbound-E-Mails nutzen und 52 % durch KI-Einsatz 10–25 % mehr Pipeline melden.
Aber die Pipeline wächst nur, wenn das Ergebnis wirklich gut ist.
Erstkontakt-E-Mail
Schreibe eine Kaltakquise-E-Mail an [Name des Interessenten], [Titel] bei [Firma].
Über sie:
- Branche: [Branche]
- Unternehmensgröße: [falls bekannt]
- Relevanter Kontext: [Recherche oder Auslöser – News, LinkedIn-Post, etc.]
Über uns:
- Was wir tun: [kurze Beschreibung]
- Wichtigster Nutzen für diese Persona: [konkreter Wert]
- Sozialer Beweis: [relevanter Kunde oder Ergebnis, falls vorhanden]
Anforderungen an die E-Mail:
- Unter 100 Wörter
- Personalisierte erste Zeile (basierend auf dem gegebenen Kontext)
- Ein klares Nutzenversprechen
- Sanfter CTA (nicht „Demo buchen“)
- Kein Fachjargon oder Buzzwords
- Ton: [konversativ/professionell/locker]
Schreibe 3 Varianten mit unterschiedlichen Einstiegen:
1. Fokus auf Schmerzpunkt
2. Fokus auf Auslöser/News
3. Fokus auf Neugier/ErkenntnisEin Hacker-News-Nutzer, der ein KI-Tool für Kontaktaufnahme gebaut hat, hat etwas Interessantes angemerkt: “I’ve actually had people reply saying they knew it was AI but still wanted to meet because the message was good and relevant.”
Die Lektion? Relevanz schlägt Tarnung.
LinkedIn-Kontaktanfrage
Schreibe eine LinkedIn-Kontaktanfrage an [Name des Interessenten], [Titel] bei [Firma].
Kontext für Personalisierung: [was du weißt – gemeinsamer Kontakt, Inhalt, den sie gepostet haben, Firmennews]
Warum ich mich melde: [ehrlicher Grund]
Warum ich relevant bin: [kurz – warum sollten sie annehmen?]
Anforderungen:
- Unter 200 Zeichen (LinkedIn-Limit für Anfragen)
- Nicht verkäuferisch
- Einen Annahmegrund, der nicht „Ich will dir was verkaufen“ ist
- Keine Links
Schreibe 3 Varianten.LinkedIn-Nachricht zum Nachfassen
Ich habe mich vor [Zeitraum] mit [Name des Interessenten] auf LinkedIn vernetzt. Sie haben angenommen, aber wir hatten noch kein Gespräch.
Über sie:
- Titel: [Titel]
- Firma: [Firma]
- Was ihnen wichtig sein könnte: [basierend auf Recherche]
Über mein Angebot:
- [kurze Beschreibung]
Schreibe eine Nachfass-DM, die:
- Die Verbindung natürlich aufgreift
- Etwas Wertvolles anbietet (Erkenntnis, Ressource, Beobachtung)
- Ein Gespräch eröffnet, ohne zu drängen
- Wie von einem Menschen geschrieben wirkt, nicht wie eine Sequenz
Unter 300 Zeichen. Keine harten Verkäufe.Rahmen für eine Sequenz mit 5 Kontaktpunkten
Baue eine Akquise-Sequenz mit 5 Kontaktpunkten, um [Zielpersona] bei [Unternehmenstyp] zu einer Antwort zu bewegen.
Kontext zur Sequenz:
- Kanal-Mix: [E-Mail, LinkedIn, Telefon]
- Abstand: [Tage zwischen Kontaktpunkten]
- Ziel: [Termin, Anruf, Antwort]
Unser Nutzenversprechen: [was wir anbieten und warum es ihnen wichtig ist]
Zentrale Schmerzpunkte, die wir lösen: [liste 2–3]
Für jeden Kontaktpunkt gib an:
1. Kanal
2. Timing (Tag in der Sequenz)
3. Aufhänger/Ansatz (für jeden anders)
4. Kernbotschaft
5. CTA
Jeder Kontaktpunkt sollte:
- Einen neuen Ansatz bringen, nicht nur „nachhaken“
- Dringlichkeit oder Wert Schritt für Schritt erhöhen
- Sich wie ein Mensch anfühlen, der wirklich helfen will
Der letzte Kontaktpunkt sollte einen Abschluss-/Abbruchwinkel haben, falls immer noch keine Antwort kommt.Nachfass-Vorlagen
Laut Outreachs Recherche braucht es im Schnitt 4,81 Kontaktpunkte, um eine Antwort von Interessenten zu bekommen. Die meisten Vertriebsleute geben zu früh auf.
Nachfassen nach einem Termin
Schreibe eine Nachfass-E-Mail nach einem Discovery-/Demo-Gespräch.
Details zum Termin:
- Interessent: [Name und Titel]
- Firma: [Firma]
- Besprochene Schmerzpunkte: [liste 2–3]
- Was am meisten gezündet hat: [Reaktionspunkte]
- Vereinbarte nächste Schritte: [was entschieden wurde]
- Offene Fragen: [falls vorhanden]
Die E-Mail sollte:
- Danke sagen, ohne generisch zu sein
- Die Kernpunkte kurz zusammenfassen (zeigen, dass ich zugehört habe)
- Die nächsten Schritte bestätigen
- Offene Fragen oder genannte Bedenken adressieren
- Wenn passend, eine relevante Ressource anhängen
- Klare Erwartungen setzen, was als Nächstes passiert
Ton: [professionell, aber warm]
Länge: [unter 200 Wörter]Nachfass-Serie ohne Antwort
Ich habe vor [Zeitraum] [initiale E-Mail/LinkedIn-Nachricht] an [Interessent] geschickt und noch nichts gehört. Das ist Follow-up #[Nummer].
Ursprünglicher Kontext:
- Worum ich mich gemeldet habe: [kurz]
- Warum es für sie relevant ist: [kurz]
Schreibe ein Follow-up, das:
- Kurz anerkennt, dass ich schon mal geschrieben habe
- Einen neuen Ansatz oder ein Stück Wert liefert
- Nicht Schuldgefühle erzeugt oder Druck macht
- Eine Antwort leicht macht, selbst wenn sie kein Interesse haben
Das ist Follow-up #[Nummer] von [Gesamt], also sollte der Ton [passende Dringlichkeit] haben.
Unter 75 Wörter. Ein klarer CTA.Letzte Nachfassmail
Ich habe mich [Anzahl] Mal bei [Interessent] gemeldet, ohne Antwort. Das ist mein letzter Versuch.
Ursprüngliches Nutzenversprechen: [was ich angeboten habe]
Zielgruppe: [Rolle/Branche]
Schreibe eine letzte Nachfassmail, die:
- Anerkennt, dass das mein letzter Versuch ist
- Ihre Zeit und ihr Postfach respektiert
- Die Tür offen lässt
- Ein letztes Stück Wert oder eine Erkenntnis liefert
- Einen klaren CTA hat, der Antworten leicht macht
- Kein schlechtes Gewissen macht
Ziel: eine Antwort bekommen (selbst „kein Interesse“ ist nützlich) oder zumindest einen positiven Eindruck hinterlassen.
Unter 100 Wörter. Professionell, aber menschlich.Reaktivierung (früherer Interessent)
Ich melde mich wieder bei [Name des Interessenten], mit dem/der ich vor [Zeitraum] gesprochen habe.
Vorheriges Gespräch:
- Was wir besprochen haben: [kurz]
- Warum es nicht weiterging: [Timing, Budget, Priorität, etc.]
- Was sich seitdem geändert hat: [neue Funktionen, Fallstudien, Marktveränderungen]
Schreibe eine Reaktivierungs-E-Mail, die:
- Unser früheres Gespräch aufgreift
- Anerkennt, warum es damals nicht der richtige Zeitpunkt war
- Teilt, was neu oder anders ist
- Einen überzeugenden Grund liefert, wieder zu sprechen
- Eine Antwort mit wenig Commitment ermöglicht
Ton: warm, nicht pushy. Ich frage nach, ich dränge nicht.
Länge: unter 100 Wörter.Vorlagen zur Gesprächsvorbereitung
87 % der Befragten in Outreachs Umfrage gaben an, dass KI-getriebene SDRs effektiv oder sehr effektiv sind. Aber die Gespräche führen immer noch Menschen. Diese Prompts helfen dir bei der Vorbereitung.
Vorbereitung auf das Erstgespräch
Ich habe morgen ein Erstgespräch mit [Name des Interessenten], [Titel] bei [Firma].
Was ich weiß:
- Firma: [kurze Beschreibung]
- Branche: [Branche]
- Unternehmensgröße: [Größe]
- Was das Gespräch ausgelöst hat: [Inbound-Anfrage, Outbound-Kontakt, Empfehlung]
- Erstes Interesse: [was sie gesagt haben, wonach sie suchen]
Hilf mir bei der Vorbereitung:
1. 3–5 Erstgespräch-Fragen, um ihre Situation zu verstehen (offen, nicht suggestiv)
2. 2–3 Fragen, um ihren Kaufprozess zu verstehen
3. Worauf ich hören sollte, das auf starken Fit hinweist
4. Mögliche Einwände und wie ich damit umgehe
5. Wie ich nächste Schritte je nach Szenario positioniere
Ich will ein echtes Gespräch führen, keine Checkliste abarbeiten. Hilf mir, vorbereitet zu sein, ohne roboterhaft zu wirken.Demo-Kurzbriefing
Ich mache morgen eine Demo für [Firma des Interessenten].
Teilnehmende: [wer dabei ist und ihre Rollen]
Schmerzpunkte aus dem Erstgespräch: [was sie mir gesagt haben]
Was sie sehen wollen: [konkrete Interessensbereiche]
Einwände, die ich erwarten sollte: [basierend auf bisherigen Gesprächen]
Wettbewerb: [falls bekannt]
Erfolgskriterien: [was das für sie erfolgreich macht]
Hilf mir bei der Vorbereitung:
1. Demo-Ablauf, der priorisiert, was ihnen wichtig ist
2. Welche Funktionen ich hervorheben sollte (und welche ich überspringe)
3. Stories oder Beispiele, die resonieren
4. Fragen, die ich während der Demo stelle, um es interaktiv zu halten
5. Wie ich mit wahrscheinlichen Einwänden umgehe
6. Klarer nächster Schritt, den ich vorschlage
Halte die Demo fokussiert. Sie müssen nicht alles sehen.Vorbereitung auf Einwände
Bereite mich auf typische Einwände in meinem [anstehenden Gesprächstyp] vor.
Was ich verkaufe: [kurze Beschreibung]
An wen ich verkaufe: [Persona]
Preisniveau: [falls relevant]
Bekannte Bedenken: [alles, was der Interessent schon erwähnt hat]
Gib mir für jeden häufigen Einwand unten:
- Eine Antwort in 2 Sätzen
- Eine Rückfrage, um das echte Problem zu verstehen
- Wann adressieren vs. wann anerkennen und weitergehen
Einwände, auf die ich mich vorbereiten will:
1. Preis-/Budgetbedenken
2. „Wir nutzen schon [Wettbewerber]“
3. „Nicht der richtige Zeitpunkt“
4. „Ich muss mit [anderem Stakeholder] sprechen“
5. „Kannst du mir mehr Infos schicken?“
6. [Füge weitere Einwände hinzu, die du erwartest]Vorlagen für Angebot und Preis
E-Mail: Angebotszusammenfassung
Ich muss nach unserem [Gesprächstyp] eine Angebotszusammenfassung an [Interessent] schicken.
Deal-Kontext:
- Firma: [Firma]
- Hauptkontakt: [Name und Titel]
- Lösung, die wir vorschlagen: [kurz]
- Wichtigste Wertpunkte: [was ihnen am wichtigsten ist]
- Investition: [Preis/Spanne]
- Besprochener Zeitplan: [Implementierung oder Entscheidungszeitplan]
- Wichtige Stakeholder: [wer sonst an der Entscheidung beteiligt ist]
Schreibe eine E-Mail, die:
- Zusammenfasst, was wir besprochen und vereinbart haben
- Den Wert in ihren Worten wiederholt (nicht unsere Funktionen)
- Die Investition und den Umfang klar nennt
- Erwartungen für die nächsten Schritte setzt
- Passende Dringlichkeit erzeugt, ohne Druck
- Das Weiterleiten an andere Stakeholder leicht macht
Länge: [knapp, aber vollständig]
Anhang: [verweise auf Anhänge]Nachfassen zum Angebot
Ich habe vor [Zeitraum] ein Angebot/einen Preis an [Interessent] geschickt. Ich muss nachfassen.
Details zum Angebot:
- Was wir vorgeschlagen haben: [kurz]
- Investition: [Betrag]
- Entscheidungszeitpunkt, den sie genannt haben: [falls vorhanden]
- Offene Fragen: [falls vorhanden]
Schreibe ein Follow-up, das:
- Nachfragt, ohne zu drängen
- Anbietet, Fragen zu klären
- Sanft abtastet, wo es steht
- Die nächsten Schritte klar macht
Ich will nicht verzweifelt wirken, aber ich muss das voranbringen.
Länge: unter 75 Wörter.Schnelle Recherche-Prompts
Kürzere Prompts, wenn du schnell zwischen Gesprächen wechselst.
Vor der Kaltakquise
Gib mir 3 Ansätze, wie ich einen [Titel] bei einem [Unternehmenstyp/Branche] anschreiben kann. Unser Produkt [kurze Beschreibung]. Was würde sie zum Antworten bringen?Kontext vor dem Anruf
Ich rufe einen [Titel] bei [Firma in Branche X] an. Welche 3 Fragen sollte ich stellen, um schnell zu verstehen, ob wir passen? Worauf sollte ich hören?Auslöser recherchieren
Welche Business-Events oder Veränderungen lösen typischerweise aus, dass Unternehmen in [Branche] nach [deiner Art von Lösung] suchen? Wie finde ich Firmen, die diese Auslöser gerade erleben?Schnelles Branchenbriefing
Gib mir ein 60-Sekunden-Briefing zu [Branche]. Was sind die Top-3-Herausforderungen? Was verändert sich 2026? Was ist [Zieltiteln] am wichtigsten?Warum diese Vorlagen funktionieren (und wann nicht)
Joe Fletcher, ein Marketingberater von HubSpot interviewt, hat etwas gesagt, das auf all diese Vorlagen passt: “For me, a personalized approach is still needed when you have a focused ABM campaign running.”
Vorlagen beschleunigen den Prozess. Sie ersetzen kein Urteilsvermögen.
Laut Regie.ais Guide zu Prompt Engineering ist “Prompt engineering is an iterative process. Regularly refining and adjusting your prompts based on results you receive can lead to increasingly effective AI-generated content.”
Diese Iteration zählt. Der erste Entwurf aus jedem dieser Prompts wird überarbeitet werden müssen. Immer.
Ein Nutzer auf Hacker News hat das größere Problem mit KI-Kaltakquise perfekt eingefangen: “I feel like now with AI the cold outreach has gotten orders of magnitude worse.” Genau das passiert, wenn Menschen KI nutzen, um Faulheit zu skalieren, statt Qualität zu skalieren.
Die Vorlagen oben sind dafür gebaut, dass du Qualität skalierst. Aber nur, wenn du echte Recherche reinfütterst, die Ergebnisse kritisch prüfst und nie etwas abschickst, das du selbst nicht lesen würdest.
Welche Prompts haben bei dir wirklich funktioniert? Die besten entstehen meistens durch Tests — nicht dadurch, dass man eine Vorlage 1:1 kopiert.
